RGPD y tratamiento de datos en AigenticLex

1. Roles de tratamiento

AI HELP YOU, SOCIEDAD LIMITADA actúa como responsable del tratamiento respecto de los datos recogidos directamente en esta web, solicitudes comerciales, demos, presupuestos y comunicaciones propias.

Cuando AigenticLex se presta a un despacho, el despacho actúa normalmente como responsable del tratamiento respecto de sus clientes, leads, expedientes y comunicaciones; AI HELP YOU actúa como encargado del tratamiento, tratando los datos siguiendo las instrucciones del despacho y el contrato correspondiente.

2. Transcripción de llamadas

Los agentes telefónicos de AigenticLex pueden transcribir llamadas para que el equipo del despacho pueda revisarlas, entender el contexto y prestar un mejor servicio. En el primer contacto, el agente informa al cliente de que la llamada puede ser transcrita con esa finalidad.

Las transcripciones se utilizan para atención, seguimiento, calidad, derivación al profesional adecuado, elaboración de recados y conservación del contexto de la comunicación. No sustituyen la revisión profesional del despacho cuando la consulta requiere criterio jurídico.

3. Categorías de datos

• Datos identificativos y de contacto de clientes, potenciales clientes y miembros del despacho.
• Contenido de llamadas, mensajes de WhatsApp, correos, formularios y chats.
• Transcripciones, resúmenes, recados, citas, disponibilidad y metadatos de comunicación.
• Datos de expediente o contexto profesional que el despacho decida integrar, por ejemplo mediante LexTools u otros sistemas conectados.

4. Finalidades del tratamiento

• Atender llamadas, mensajes y consultas entrantes.
• Identificar el motivo de la consulta y derivar al equipo adecuado.
• Consultar contexto operativo autorizado por el despacho.
• Preparar recados, citas, avisos y resúmenes para el equipo humano.
• Mejorar la calidad del servicio y mantener trazabilidad de la atención.

5. Integraciones y principio de minimización

LexTools es una integración de partida de AigenticLex. Si un despacho necesita conectar otro CRM, ERP, gestor documental, web o sistema propietario, dicha conexión se estudia dentro del plan Enterprise y se diseña aplicando criterios de minimización: acceder solo a los datos necesarios para la finalidad contratada.

6. Seguridad y Firebase/Google Cloud

AigenticLex puede apoyarse en servicios de Google Firebase y Google Cloud para almacenamiento, base de datos, autenticación, infraestructura y seguridad. Estos servicios cuentan con términos de procesamiento de datos y permiten configurar determinados servicios, como Cloud Firestore, en ubicaciones regionales o multirregionales, incluidas ubicaciones europeas.

La configuración concreta se define por proyecto y contrato. Como medida general, se aplican controles de acceso, cifrado en tránsito, segregación lógica, revisión de permisos, proveedores con garantías contractuales y políticas de conservación ajustadas a la finalidad.

7. Encargo de tratamiento

En implantaciones reales, el contrato con el despacho deberá incluir, cuando proceda, un acuerdo de encargo de tratamiento que regule objeto, duración, naturaleza, finalidad, tipos de datos, categorías de interesados, medidas de seguridad, subencargados, asistencia en derechos y devolución o supresión de datos al finalizar el servicio.

8. Derechos de las personas interesadas

Los clientes finales del despacho deberán dirigirse preferentemente al despacho responsable del tratamiento para ejercer sus derechos. AI HELP YOU colaborará con el despacho, como encargado, para atender dichas solicitudes cuando afecten a datos tratados por AigenticLex.

Para datos tratados directamente por AI HELP YOU como responsable, se puede escribir a info@ai-helpyou.com.

9. Información y transparencia

Recomendamos que cada despacho actualice sus propios textos legales, cláusulas informativas, política de privacidad y mensajes telefónicos para informar del uso de asistentes de IA, transcripción de llamadas, canales automatizados, finalidades y derechos aplicables.